Работа с почтой состоит не только из написания ответа. Сначала нужно понять тему, найти вложения, определить ответственного и проверить, достаточно ли данных. Локальный ИИ может помочь на этих этапах, если доступ ограничен нужным ящиком, а результат сохраняется в привычном процессе команды.

Начните с одного общего ящика

Для пилота удобен адрес отдела: обращения клиентов, заявки на закупку или запросы документов. Личные ящики всех сотрудников создают лишнюю сложность. Определите, какие папки помощник читает и какие письма вообще не обрабатывает.

Разделите классификацию и отправку. Сначала система предлагает тему и ответственного, затем извлекает факты, после чего готовит черновик. Неверная категория должна исправляться без автоматической отправки ошибочного ответа.

Пример: клиент прислал неполную спецификацию

Письмо содержит количество, но не указывает исполнение товара. Помощник находит похожий запрос в разрешённой истории и предлагает уточнить параметр. Он не переносит старую комплектацию в новый заказ как установленный факт. Менеджер видит извлечённые поля, источник каждого значения и список недостающих сведений.

Если вложение не читается, карточка получает статус «требуется проверка». Пустой результат распознавания нельзя трактовать как отсутствие требований. Пересланная цепочка также требует внимания: просьба двухмесячной давности не обязательно относится к текущему заказу.

Письмо — источник данных, а не полномочий

Внешнее сообщение может содержать инструкцию, рассчитанную на модель. OWASP описывает такой путь как косвенное внедрение инструкций: опасный текст приходит через документ или письмо. Права на отправку и доступ к другим системам должны задаваться отдельно от содержания сообщения. OWASP · Prompt Injection Prevention ↗

Что проверить перед расширением

- Повторная доставка письма не создаёт вторую задачу. - Черновик связан с исходным сообщением и его вложениями. - Получатели и вложенные файлы видны перед подтверждением. - Неоднозначные случаи передаются человеку с объяснением причины.

Считайте долю полезных черновиков и время проверки. Не делайте главной метрикой количество автоматически разобранных писем: быстро поставить неверную метку проще, чем помочь сотруднику завершить обращение.